Umowa najmu okazjonalnego 2026: wzór, załączniki, notariusz

Umowa najmu okazjonalnego to zwykła pisemna umowa najmu mieszkania z trzema obowiązkowymi załącznikami i jednym zgłoszeniem do urzędu skarbowego — i dopiero komplet tych elementów daje właścicielowi uproszczoną eksmisję na podstawie aktu notarialnego, z pominięciem procesu sądowego o opróżnienie lokalu. Podstawa prawna to art. 19a–19e ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 725). Wzór umowy do pobrania i wydrukowania znajdziesz wyżej i w całości niżej na tej stronie.

Ten tekst prowadzi przez dokument krok po kroku: co musi znaleźć się w umowie, które załączniki są obowiązkowe i który z nich wymaga aktu notarialnego, ile to kosztuje, w jakim terminie trzeba zgłosić umowę do urzędu skarbowego i co się dzieje, gdy się tego nie zrobi, czym najem okazjonalny różni się od zwykłego i instytucjonalnego oraz jakie ma realne minusy — po obu stronach.

Zastrzeżenie: ten materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny opisujemy na 28.08.2026 r. Wzór jest punktem wyjścia, a nie gotowym dokumentem na twoją sytuację — przy istotnej sprawie skonsultuj treść z prawnikiem lub notariuszem.

Jakie są zasady najmu okazjonalnego?

Ustawa stawia cztery warunki wejścia. Nie da się ich obejść: brak któregokolwiek oznacza, że mamy do czynienia ze zwykłym najmem, nawet jeżeli umowa nosi tytuł „umowa najmu okazjonalnego”.

Warunek	Treść	Podstawa
Kto wynajmuje	osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali	art. 19a ust. 1
Co	lokal mieszkalny (nie lokal użytkowy, nie pokój w działalności hotelowej)	art. 19a ust. 1
Na jak długo	czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat	art. 19a ust. 1
W jakiej formie	forma pisemna pod rygorem nieważności — umowa i każda jej zmiana	art. 19a ust. 6

Do tego dochodzą trzy załączniki (art. 19a ust. 2) i zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni (art. 19b ust. 1). Kaucję można pobrać, ale nie wyższą niż sześciokrotność miesięcznego czynszu liczona według stawki z dnia zawarcia umowy, i wraca ona w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela (art. 19a ust. 4 i 5).

Nagroda za ten formalizm jest konkretna. Do najmu okazjonalnego stosuje się z ustawy o ochronie praw lokatorów tylko wybrane przepisy: art. 2, art. 6 ust. 3, art. 10 ust. 1–3, art. 11 ust. 2 pkt 1–3, art. 13, art. 18 ust. 1 i 2, art. 19a–19d oraz art. 25d pkt 2 (art. 19e). W tym katalogu nie ma art. 14 ani art. 16 — a to znaczy, że przy eksmisji z lokalu wynajętego okazjonalnie sąd nie orzeka o uprawnieniu do najmu socjalnego i nie obowiązuje zakaz wykonywania eksmisji w okresie od 1 listopada do 31 marca. Art. 25d pkt 2 dokłada do tego wyłączenie prawa do tymczasowego pomieszczenia — pod warunkiem, że zgłoszenie z art. 19b ust. 1 zostało dokonane.

Zdanie „z zastrzeżeniem, że właściciel dokonał zgłoszenia” w art. 19e jest tu kluczowe i wrócimy do niego niżej: cały reżim wisi na jednym piśmie do urzędu skarbowego.

Trzy obowiązkowe załączniki — i ten jeden u notariusza

Art. 19a ust. 2 wymienia załączniki, które dołącza się do umowy. Poniżej to, co realnie trzeba przygotować.

#	Załącznik	Forma	Kto podpisuje
1	Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela	akt notarialny — obowiązkowo	najemca, u notariusza
2	Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji	zwykła pisemna	najemca
3	Zgoda właściciela wskazanego lokalu (lub osoby z tytułem prawnym do niego) na zamieszkanie tam najemcy i osób z nim zamieszkujących	zwykła pisemna; na żądanie wynajmującego — z podpisem notarialnie poświadczonym	właściciel lokalu zastępczego

Uwagi praktyczne, które robią różnicę:

• Tylko załącznik nr 1 idzie do notariusza. Sama umowa najmu okazjonalnego nie wymaga formy notarialnej — wystarczy forma pisemna. Wzory reklamowane jako „umowa najmu okazjonalnego u notariusza” mylą umowę z oświadczeniem.
• Załącznik nr 1 to tytuł egzekucyjny. Akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji co do wydania rzeczy indywidualnie oznaczonej, jest tytułem egzekucyjnym z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c. — dlatego właśnie pozwala pominąć proces o eksmisję.
• Żądaj podpisu notarialnie poświadczonego pod załącznikiem nr 3. Ustawa daje wynajmującemu to prawo wprost (art. 19a ust. 2 pkt 3), a koszt jest symboliczny: maksymalna stawka za poświadczenie własnoręczności podpisu na dokumencie innym niż oznaczony sumą pieniężną to 20 zł netto (§ 13 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1566). Bez tego zgoda „cioci z Nowej Huty” jest kartką, której autentyczności nikt nie zweryfikował.
• Sprawdź lokal z załącznika nr 2. Najemca nie musi mieć do niego własnego tytułu prawnego w chwili podpisania umowy — wystarczy zgoda właściciela z załącznika nr 3, i to ona w praktyce taki tytuł tworzy (użyczenie), bo właśnie na niego powoła się komornik na etapie egzekucji (art. 1046 § 4 k.p.c.). Dlatego zgoda musi być realna i weryfikowalna: to tam komornik ma docelowo wyprowadzić dłużnika, więc adres powinien istnieć i być zamieszkiwalny.

Co jest potrzebne do najmu okazjonalnego u notariusza?

Do kancelarii idzie najemca (to on składa oświadczenie), a wizyta trwa zwykle kilkanaście minut. Zabiera ze sobą:

• dokument tożsamości (dowód osobisty, a cudzoziemiec — paszport, przy okazji często też numer PESEL, jeśli go ma);
• umowę najmu okazjonalnego — podpisaną albo w formie projektu z ustaloną datą, adresem lokalu i danymi stron, bo akt musi wskazywać konkretny stosunek najmu;
• adres lokalu, do którego wyprowadzi się w razie egzekucji (załącznik nr 2), oraz dane osoby, która wyraża zgodę (załącznik nr 3);
• dane wynajmującego jako wierzyciela.

Ile to kosztuje. Ustawa sama ogranicza cenę: wynagrodzenie notariusza za sporządzenie tego oświadczenia wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7). Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. to 4806 zł (§ 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz. U. poz. 1242), więc:

Pozycja	Maksymalna stawka	Podstawa
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny)	480,60 zł netto (ok. 591 zł z VAT 23%)	art. 19a ust. 7 ustawy + Dz. U. 2025 poz. 1242
Wypis aktu	6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę	§ 12 rozp. MS, Dz. U. 2024 poz. 1566
Poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego	20 zł netto	§ 13 pkt 1 lit. b tego rozporządzenia

To są maksima, nie ceny sztywne — kancelaria może zejść niżej, a do wszystkich stawek dolicza 23% VAT. Kto płaci, ustawa nie rozstrzyga: w praktyce koszt ponosi najemca (bo to jego oświadczenie), ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby strony podzieliły się nim w umowie. Warto to zapisać, bo jest to najczęstsze źródło zgrzytu przy podpisywaniu.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni — i co, jeśli go zabraknie

Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Trzy szczegóły, na których najczęściej się przewraca:

1. Termin biegnie od rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania umowy. Jeżeli umowę podpisano 20 sierpnia, a wydanie lokalu nastąpiło 1 września, zgłoszenie składasz do 15 września.
2. Ustawa nie przewiduje urzędowego formularza. Zgłoszenie to zwykłe pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy i datą rozpoczęcia najmu — składane osobiście, listem poleconym albo przez e-Urząd Skarbowy. Nie trzeba załączać samej umowy, choć część urzędów o to prosi.
3. Zachowaj potwierdzenie. Na żądanie najemcy masz obowiązek je przedstawić (art. 19b ust. 2), a przede wszystkim załączasz je do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności (art. 19d ust. 4 pkt 3). Bez potwierdzenia sąd nie ma czego badać.

Sankcja jest dotkliwa i natychmiastowa. W razie niedopełnienia obowiązku zgłoszenia „nie stosuje się przepisów art. 19c i art. 19d” (art. 19b ust. 3), a art. 19e uzależnia od zgłoszenia zastosowanie całego szczególnego reżimu. Praktyczny skutek: umowa pozostaje ważna, ale traci wszystkie ochronne dla właściciela skutki. Akt notarialny nie otworzy drogi do klauzuli wykonalności, wraca ochrona z art. 14 i art. 16 (najem socjalny, okres 1 listopada–31 marca), wraca prawo do tymczasowego pomieszczenia. Zostaje ci zwykła sprawa o eksmisję.

Czy zgłoszenie złożone po terminie coś ratuje? Ustawa milczy, a komentatorzy są podzieleni: jedni uznają, że reżim odżywa od chwili zgłoszenia, drudzy — że skutek utraty jest definitywny dla tej umowy. Nie jest to kwestia rozstrzygnięta, więc traktuj 14 dni jako termin bez odwołania; jeśli już go przekroczysz, bezpieczniejsze bywa rozwiązanie umowy i zawarcie nowej wraz z nowym oświadczeniem notarialnym.

Podatkowo najem okazjonalny niczego nie zmienia: rozliczasz go ryczałtem 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki, tak samo jak każdy najem prywatny — szczegóły, terminy i kalkulator w guide’zie podatek od najmu. Zgłoszenie z art. 19b nie jest deklaracją podatkową i nie zastępuje PIT-28.

Najem okazjonalny a zwykły i instytucjonalny

Trzy reżimy, trzy różne poziomy ochrony lokatora i trzy różne wymagania wobec właściciela.

	Najem zwykły	Najem okazjonalny	Najem instytucjonalny
Kto może wynajmować	każdy	osoba fizyczna bez działalności w zakresie wynajmu	wyłącznie podmiot prowadzący działalność w zakresie wynajmu
Czas trwania	oznaczony lub nieoznaczony	oznaczony, maks. 10 lat	oznaczony, bez limitu lat
Akt notarialny o poddaniu się egzekucji	nie	tak	tak (art. 19f ust. 3)
Lokal zastępczy wskazany przez najemcę	nie	tak	nie
Zgłoszenie do urzędu skarbowego	nie	tak, 14 dni	nie
Maksymalna kaucja	12× czynsz (art. 6 ust. 1)	6× czynsz (art. 19a ust. 4)	6× czynsz (art. 19f ust. 5)
Uzupełnianie kaucji w trakcie najmu	z umowy	z umowy	z ustawy (art. 19f ust. 7–8)
Prawo do najmu socjalnego przy eksmisji	tak (art. 14)	nie	nie
Zakaz eksmisji 1.11–31.03	tak (art. 16)	nie	nie
Termin w żądaniu opróżnienia	— (wyrok sądu)	min. 7 dni (art. 19d ust. 3 pkt 3)	min. 14 dni (art. 19i ust. 3 pkt 3)

Praktyczna różnica sprowadza się do jednego pytania: czy wynajmujesz jako osoba prywatna, czy jako firma od wynajmu. Osoba prywatna z jednym–dwoma mieszkaniami w Krakowie ma do wyboru najem zwykły albo okazjonalny; najem instytucjonalny jest dla niej niedostępny, bo wymaga prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Odwrotnie: firma zarządzająca portfelem mieszkań nie może korzystać z najmu okazjonalnego — dla niej właściwy jest instytucjonalny, w którym nie trzeba szukać lokalu zastępczego ani zgłaszać umowy do urzędu skarbowego, a kaucję wolno uzupełniać na podstawie samej ustawy.

Jak wygląda eksmisja przy najmie okazjonalnym — krok po kroku

To jest odpowiedź na pytanie, po co ten cały formalizm.

1. Umowa wygasa lub zostaje rozwiązana — z upływem czasu oznaczonego albo po okresie wypowiedzenia (art. 19d ust. 1).
2. Żądanie opróżnienia lokalu. Jeżeli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, właściciel doręcza mu pisemne żądanie z urzędowo poświadczonym podpisem (w praktyce: u notariusza, maks. 20 zł netto). Żądanie musi oznaczać strony, wskazywać umowę i przyczynę ustania stosunku oraz wyznaczać termin nie krótszy niż 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 2 i 3).
3. Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z załącznika nr 1 — po bezskutecznym upływie terminu. Do wniosku dołącza się żądanie z dowodem doręczenia (lub dowodem nadania przesyłką poleconą), dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego (art. 19d ust. 4). Opłata sądowa: 50 zł (art. 71 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Sąd ma rozpoznać wniosek niezwłocznie, nie później niż w 3 dni (art. 781¹ k.p.c.) — to termin instrukcyjny, w praktyce bywa dłuższy.
4. Egzekucja komornicza. Opłata stała od wniosku o wszczęcie egzekucji opróżnienia lokalu służącego zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych dłużnika wynosi 1500 zł (art. 34 ust. 1 ustawy o kosztach komorniczych, tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 377). Komornik wzywa do dobrowolnego wykonania, a po bezskutecznym terminie usuwa dłużnika do lokalu wskazanego w załączniku nr 2, jeśli dłużnikowi przysługuje do niego tytuł prawny (art. 1046 § 4 k.p.c.) — a tytuł ten wynika zwykle właśnie ze zgody z załącznika nr 3, która jest umową użyczenia. Jeżeli takiego lokalu nie ma, a prawo do tymczasowego pomieszczenia jest wyłączone — jak przy zgłoszonym najmie okazjonalnym (art. 25d pkt 2) — komornik usuwa dłużnika do noclegowni, schroniska lub innej placówki wskazanej przez gminę (art. 1046 § 5¹ k.p.c.).

Do dnia opróżnienia lokalu osoby zajmujące go bez tytułu prawnego płacą odszkodowanie w wysokości czynszu, jaki właściciel mógłby otrzymać z najmu, a gdy to nie pokrywa strat — także odszkodowanie uzupełniające (art. 18 ust. 1 i 2, stosowany do najmu okazjonalnego przez art. 19e).

Realistycznie: najem okazjonalny wycina z drogi proces o eksmisję, który potrafi trwać rok i dłużej, ale nie robi z eksmisji operacji darmowej ani natychmiastowej. Licz na kilka miesięcy i ok. 1550 zł opłat, nie licząc pełnomocnika.

Na co należy uważać przy umowie najmu okazjonalnego?

• Umowa na czas oznaczony nie jest wypowiadalna „ot tak”. Zgodnie z art. 673 § 3 k.c. najem na czas oznaczony można wypowiedzieć tylko w wypadkach określonych w umowie. Do tego dochodzą ustawowe przyczyny z art. 11 ust. 2 pkt 1–3 (stosowane przez art. 19e). Jeżeli w umowie nie wypiszesz przyczyn wypowiedzenia, zostaną ci wyłącznie te trzy ustawowe.
• Zaległość czynszowa nie działa od pierwszego dnia. Wypowiedzenie za zwłokę wymaga zaległości za co najmniej trzy pełne okresy płatności, uprzedzenia najemcy na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty (art. 11 ust. 2 pkt 2). Najem okazjonalny tego nie skraca — skraca dopiero to, co dzieje się po wypowiedzeniu.
• Umowa bez kompletu załączników to zwykły najem. Sam tytuł niczego nie zmienia. To samo dotyczy braku zgłoszenia do US.
• Akt notarialny powinien dotyczyć tej konkretnej umowy. Oświadczenie sporządzone „na zapas”, bez wskazania stron, lokalu i stosunku najmu, jest w praktyce bezużyteczne.
• Kaucja: sześć czynszów to sufit, nie standard. I zapisz w umowie, czy wolno ci pokrywać z niej bieżące zaległości w trakcie najmu — przy najmie okazjonalnym ustawa tego nie przewiduje (w odróżnieniu od instytucjonalnego, art. 19f ust. 7–8), a bez zapisu kaucja rozlicza się dopiero po opróżnieniu lokalu (art. 19a ust. 5).
• Protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników — bez niego rozliczenie kaucji jest sporem o słowa.

Co, jeśli wskazany lokal zastępczy przestał być dostępny

To sytuacja częstsza, niż się wydaje: właściciel lokalu zastępczego sprzedaje mieszkanie, umiera, wycofuje zgodę, kończy się umowa najmu, na podstawie której najemca tam mógł zamieszkać.

Ustawa reguluje to wprost. W razie utraty możliwości zamieszkania w lokalu wskazanym w załączniku nr 2 najemca ma 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu, żeby wskazać inny lokal i przedstawić zgodę jego właściciela (art. 19a ust. 3). Rygorem jest wypowiedzenie: właściciel może wtedy wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Dwa wnioski dla wynajmującego. Po pierwsze — wpisz ten obowiązek do umowy, żeby najemca o nim wiedział i żeby wypowiedzenie z art. 19d ust. 5 nie było dla niego zaskoczeniem (w naszym wzorze to § 10 ust. 4). Po drugie — nowe wskazanie to nowy załącznik do tej samej umowy, a nie nowa umowa: sam akt notarialny o poddaniu się egzekucji zachowuje moc, bo dotyczy obowiązku opróżnienia lokalu wynajmowanego, a nie adresu, pod który najemca ma się wyprowadzić.

Jakie są minusy najmu okazjonalnego?

Uczciwie, po obu stronach.

Dla właściciela:

• Formalizm i koszt na starcie — wizyta u notariusza, trzy załączniki, pismo do urzędu skarbowego w 14 dni.
• Jedno spóźnienie kasuje całą konstrukcję. Brak zgłoszenia w terminie wyłącza art. 19c i 19d (art. 19b ust. 3).
• Wąskie wejście. Tylko osoba fizyczna nieprowadząca działalności w zakresie wynajmu, tylko lokal mieszkalny, tylko czas oznaczony do 10 lat.
• Trudniejsza rozmowa z najemcą. Część kandydatów odmawia — nie chce ponosić kosztu notariusza albo nie ma nikogo, kto podpisze zgodę na lokal zastępczy. Na ciasnym rynku najmu (a taki jest w Krakowie) to realnie zawęża pulę chętnych i bywa argumentem za niższym czynszem.
• Uproszczenie dotyczy tylko wyprowadzki, nie długu. Odzyskanie zaległego czynszu to osobna sprawa; akt notarialny z art. 19a ust. 2 pkt 1 obejmuje obowiązek opróżnienia lokalu, a nie zapłatę. Jeżeli chcesz mieć tytuł także na pieniądze, potrzebne jest odrębne poddanie się egzekucji co do zapłaty — a to już inny akt i inna taksa.
• Eksmisja nadal kosztuje — 50 zł za klauzulę i 1500 zł zaliczki komorniczej, plus czas.

Dla najemcy:

• Brak sądowej oceny sytuacji życiowej. Sąd nie orzeka o prawie do najmu socjalnego, bo art. 14 nie jest stosowany do najmu okazjonalnego (art. 19e).
• Brak okresu ochronnego. Eksmisja może zostać wykonana także zimą — art. 16 nie działa.
• Brak prawa do tymczasowego pomieszczenia (art. 25d pkt 2), a więc realna perspektywa noclegowni, jeśli lokal z załącznika nr 2 okaże się niedostępny (art. 1046 § 5¹ k.p.c.).
• Koszt notariusza — w praktyce zwykle po jego stronie.
• Obowiązek pilnowania lokalu zastępczego przez cały czas trwania umowy, z 21-dniowym terminem na reakcję.

Co najemca dostaje w zamian: jasny reżim, ograniczoną ustawowo kaucję (6 czynszów zamiast 12 przy najmie zwykłym), prawo do żądania potwierdzenia zgłoszenia do urzędu skarbowego (art. 19b ust. 2) i właściciela, który — mając bezpiecznik — częściej zgadza się wynająć osobie bez polskiej historii kredytowej czy stałej umowy o pracę. Dla cudzoziemca wynajmującego w Krakowie to bywa różnica między „nie wynajmę” a „wynajmę”.

Wzór umowy najmu okazjonalnego — pełny tekst

Poniżej dokładnie ta sama treść, co w pliku .docx do pobrania. Możesz ją wydrukować bezpośrednio z tej strony przyciskiem „Drukuj wzór” na górze — na wydruku zostanie sam tekst umowy, bez nawigacji i komentarza. Miejsca do uzupełnienia zaznaczono jako [__________].

Najczęstsze pytania

Jakie są zasady najmu okazjonalnego? Osoba fizyczna nieprowadząca działalności w zakresie wynajmu, lokal mieszkalny, czas oznaczony do 10 lat, forma pisemna pod rygorem nieważności, trzy załączniki z art. 19a ust. 2, kaucja do sześciu czynszów i zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Co jest potrzebne do najmu okazjonalnego u notariusza? Najemca z dokumentem tożsamości, umowa (lub jej projekt z datą i adresem lokalu) i adres lokalu zastępczego wraz z danymi jego właściciela. Koszt oświadczenia: maksymalnie 480,60 zł netto w 2026 r. plus 6 zł netto za stronę wypisu.

Jakie są minusy najmu okazjonalnego? Po stronie właściciela — koszt, formalizm, ryzyko utraty całego reżimu przez spóźnione zgłoszenie i węższa pula najemców. Po stronie najemcy — brak prawa do najmu socjalnego, brak zimowego okresu ochronnego i brak prawa do tymczasowego pomieszczenia.

Na co należy uważać przy umowie najmu okazjonalnego? Na 14-dniowy termin liczony od rozpoczęcia najmu, na komplet trzech załączników, na weryfikację lokalu zastępczego, na wpisanie do umowy przyczyn wypowiedzenia (art. 673 § 3 k.c.) i na zapis o możliwości pokrywania zaległości z kaucji.

---

Powiązane materiały: podatek od najmu — ryczałt, terminy, PIT-28 · najem krótkoterminowy w Krakowie · kalkulator opłacalności wynajmu